Ben jij/jullie op zoek naar de oplossing om Ruimtes zowel in TOPdesk als Exchange te kunnen reserveren?  
Door gebruik te maken van onze Outlook Ruimte Reservering Connector is het reserveren van ruimtes zowel vanuit TOPdesk als Outlook (bi-directioneel) mogelijk! Beide omgevingen worden door de Connector up-to-date gehouden!
Wat wij bij veel organisaties zien is dat Exchange de leading party is voor het plannen van afspraken, maar zeker niet leading in het plannen van ruimtes. Hier is TOPdesk weer de uitblinker. Er is dan alleen een probleem: Je moet nu in twee systemen plannen. Met onze koppeling hoef je dit maar in een van de twee systemen te doen. Het maakt dan niet uit of je reserveert vanuit TOPdesk of vanuit Outlook. De koppeling zal er voor zorgen dat dit volledig in sync in beide systemen komt te staan!

 

Introductie Connector

Zonder de koppeling

Het proces van een ruimte reserveren is verdeeld in twee totaal verschillende omgevingen. Nadelen hiervan zijn:

  • Het neemt meer tijd in beslag omdat je alles twee keer moet doen.
  • Fout gevoeligheid ligt veel hoger.
  • Ruimtes blijven onnodig gereserveerd in TOPdesk of in Outlook, als je deze niet in beide omgevingen annuleert.

Met de koppeling 

  • Minder tijd benodigd voor het reserveren van ruimtes
  • Alles kan naar keus vanuit Outlook en TOPdesk gedaan worden
  • Bij annulering van een ruimtereservering in een van de omgevingen wordt de ruimte in de andere omgeving door de koppeling geannuleerd

 

Wat kan de koppeling?

In basis is de koppeling in staat om jullie Exchange(Outlook) en TOPdesk reserveringen volledig te synchroniseren en in sync te houden. De koppeling heeft natuurlijk nog veel meer functies. De connector biedt niet alleen alle functionaliteit om reserveringen gesynchroniseerd te houden, maar ook om alles in orde te krijgen om te starten. Dit is wat de Connector biedt:

 

Hulp bij het voorbereiden van de omgeving

Wil je meer weten over Hulp bij het voorbereiden van de omgeving?  Bezoek de volgende pagina: OUTLOOK ROOM BOOKER RESOURCE CENTER


Functies van de Connector

Het onderstaande beschrijft een aantal basisfuncties van de Connector:

  • Ondersteuning van meerdere vestigingen
  • Reserveringen gemaakt in Outlook real-time naar TOPdesk
    • Ondersteund het reserveren van ruimtes met organisator en het aantal deelnemers
    • Ondersteund het reserveren van meerdere ruimtes
  • Reserveringen gemaakt in TOPdesk real-time naar Exchange
    • Ondersteund het reserveren van ruimtes met organisator
    • Ondersteund Herhalende Afspraken
    • Ondersteund het reserveren van meerdere ruimtes
  • Fall-back systemen die er bij een storing voor zorgt dat alle reserveringen in sync blijven.
  • Zowel TOPdesk als Exchange/Office365 worden als SaaS en on-premise ondersteund
  • Exchange AutoDiscovery ondersteund
  • Template’s voor custom email en reservering berichten naar de organisator.
  • Duidelijke logfunctie indien fouten ontstaan
  • Statistieken voor het gebruik van de connector
  • Alle Data wordt opgeslagen in een File encrypted Database

Meer informatie Connector

We hebben een overzichtspagina gemaakt met alle functionele en technische informatie rondom de Outlook Ruimte Reserverings Connector voor TOPdesk.

Inrichting

De koppeling is niet zozeer de uitdaging, zorgen dat alle informatie sychroon wordt uitgewisseld, daar zit de uitdaging in! Elke leverancier heeft een goede API en/of aansluit mogelijkheid, maar het gaat om het totaalbeeld. Hoe verloopt de informatie stroom en hoe maak ik hier optimaal gebruik van? Met onze aanpak en Data Manager kijken we vanuit verschillende hoeken naar de informatie en hoe deze verwerkt moet worden.

Ondersteunen jullie?

Vaak gaan de connector ontwikkelingen zo snel, dat het ons niet altijd lukt om alle details goed te kunnen beschrijven/vastleggen op onze website. Heb je een vraag en staat je antwoord/scenario of optie er niet tussen: Spreek ons gerust aan via de chat button links onderin het scherm of neem contact op via ons contactformulier! We horen graag van je!